Três dicas para projetos de Process Mining bem-sucedidos

Olga Kacprzak, gerente de Process Mining CoE no quinto maior grupo de bancos universais da Polônia mBank, fala com a PEX Network sobre sua jornada de Process Mining e oferece dicas e conselhos para qualquer profissional que queira começar sua própria jornada. Kacprzak possui mais de 10 anos de experiência trabalhando com gerenciamento de projetos em áreas como projetos de TI e implementações de sistemas.

Aplicando uma abordagem baseada em dados para process mining

Kacprzak observa que inicialmente o mBank aplicou abordagens tradicionais de Lean e Six Sigma para otimização de processos, mas chegou à conclusão de que uma abordagem de process mining baseada em dados seria mais eficaz. A organização chegou a essa conclusão ao perceber que os funcionários não tinham total visibilidade dos processos e apenas conheciam os processos nos quais estavam envolvidos.

“Nem sempre é possível para a equipe entender os processos, especialmente quando você tem processos grandes e complexos, às vezes incluindo vários departamentos e até mais de 100 atividades”, explica Kacprzak. “Portanto, parecia que estávamos baseando nossas decisões de otimização de processos apenas na intuição e queríamos baseá-las nos dados, então começamos a aprender e praticar a abordagem de process mining.”

Kacprzak observa que a principal vantagem dessa abordagem e o motivo pelo qual ela defende o process mining para outras organizações é a vantagem competitiva oferecida pela visibilidade aprimorada do processo. Ela observa que, embora as abordagens Lean e Seis Sigma tradicionais sejam eficazes, elas não oferecem visibilidade sobre a aparência dos processos na realidade. Embora ela aconselhe que as marcas os utilizem, ela observa que é necessário mais para garantir essa vantagem competitiva e o process mining representa um nível mais alto de otimização de processos.

Três etapas para um process mining bem-sucedido

Baseando-se em sua experiência no mBank, Kacprzak oferece suas três principais dicas para que as organizações garantam que o process mining seja implementada com sucesso.

  • A ciência de dados é crucial

Envolver a equipe de ciência de dados é uma prioridade, já que muitas das organizações com as quais ela discutiu o process mining não o fizeram e, no final das contas, falharam. Eles lutaram com problemas de dados e muitas vezes não tinham as informações necessárias para construir logs de eventos precisos. Por esse motivo, Kacprzak enfatiza a importância de incluir cientistas de dados para auxiliar no pré-processamento de dados.

  • Seja paciente

No campo de process mining, a paciência é uma virtude, pois o planejamento e a construção de uma iniciativa de sucesso exige muito tempo e esforço. Para a maioria das organizações, simplesmente não é possível obter grandes vitórias de Process Mining em apenas alguns meses e os profissionais devem permanecer pacientes para os resultados que virão.

  • Conheça seus processos

É importante que as organizações conheçam seus processos de dentro para fora e em que sistemas residem antes de decidirem por otimizá-los. Isso os ajudará a saber por onde começar, como explica Kacprzak.

“Se houver sistemas de workflow, é muito mais fácil começar a otimização do processo lá porque esses sistemas são desenvolvidos naturalmente para os processos, então você tem os melhores dados lá”, ela aconselha. “Com sistemas transacionais, é muito mais difícil extrair dados deles para a abordagem de process mining.“ É possível, especialmente ao usar a abordagem de task mining ou ferramentas que registram o que as pessoas fazem em computadores, mas não é simples e complicado. Ela acrescenta: "Se você deseja que sua organização veja os resultados do process mining, é melhor começar com sistemas de fluxo de trabalho porque é mais fácil."

Leia o artigo original (em inglês) em PEX Network

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