Estruturas: Processos de Combate a Problemas de Produtividade

Muitas vezes, a palavra “produtividade” evoca imagens de fábricas, depósitos de comércio eletrônico ou o Sistema Toyotista de ProduçãoEficiência (geralmente medida como rendimento) é certamente uma faceta da produtividade, mas o foco em mover mais widgets em um período de tempo mais curto significa que as organizações passaram décadas se concentrando em apenas metade da equação de produtividade.

Frequentemente, é porque as medidas de eficiência são tangíveis e, consequentemente, mais fáceis de medir (por exemplo, custos, tempos de ciclo, número de funcionários, produção). As organizações lutam com medidas de eficácia - como criação de valor e qualidade - o que cria um ciclo vicioso que reforça o foco na eficiência.

Para complicar ainda mais as coisas, as medidas de eficiência não são necessariamente uma boa opção para a população cada vez maior de trabalhadores do conhecimento.

Para entender melhor os desafios atuais de produtividade, a APQC conduziu uma pesquisa para explorar como é a produtividade para os trabalhadores do conhecimento e as funções que o processo e a gestão do conhecimento desempenham na produtividade pessoal.

Dificuldades de produtividade relacionadas ao processo

O processo tradicionalmente aborda os problemas de produtividade da organização. Portanto, pedimos aos respondentes da pesquisa que identificassem o tempo médio que gastam cada semana em dois drenos de produtividade específicos do processo.

  1. Recriando processos para como o trabalho é realizado - Quando os processos não são padronizados e documentados - ou se as pessoas não podem acessar as informações relevantes - a equipe frequentemente terá que repensar e recriar os processos sempre que os executar. Em média, isso consome 1,9 horas por semana para trabalhadores do conhecimento.
  2. Criar ou usar soluções alternativas para sistemas ou processos quebrados - Quando as organizações não dedicam tempo e esforço para a melhoria de processos, os funcionários perdem tempo criando soluções alternativas para processos - o que leva mais tempo a longo prazo do que para resolver os problemas em primeiro lugar. Em média, a criação de soluções alternativas leva 2,1 horas por semana para os trabalhadores do conhecimento.

Basicamente, um processo ruim gera, em média, 4 horas de tempo perdido por trabalhador, por semana.

Soluções Relacionadas ao Processo

Para entender a função que o processo pode desempenhar para lidar com os drenos de produtividade, também perguntamos aos entrevistados sobre o impacto potencial das intervenções de processos comuns em sua produtividade.

Documentação e Padronização

Dado que a documentação é normalmente a primeira etapa no trabalho do processo, faz sentido que a documentação seja a norma para a maioria das organizações. Quase metade dos entrevistados (49%) disse que sua organização fornece documentação para seus principais processos. Os trabalhadores do conhecimento em organizações que documentam seus principais processos se sentem mais produtivos. Porque a forma como o trabalho é realizado não é um conhecimento tácito, o que reduz a quantidade de retrabalho necessário para executar suas tarefas.

A padronização também ajuda a aliviar alguns dos desafios de produtividade relacionados ao processo mais comuns. Por exemplo, trabalhadores do conhecimento em organizações que padronizam processos e fluxos de trabalho ad hoc têm menos probabilidade de relatar uma perda de produtividade devido a processos ineficientes.

Simplificando Processos

Quase metade (45%) dos entrevistados disse que simplificar ou agilizar os principais processos melhoraria significativamente sua produtividade. Existem vários motivos pelos quais os processos podem ser considerados muito complexos - eles podem se aprofundar em uma profundidade desnecessária de detalhes, incluir muitas regras de negócios ou incluir altos níveis de variação para capturar cada permutação.

Quanto mais complexo se torna um processo; mais coisas podem dar errado. Diante de processos excessivamente complexos, é tentador para os funcionários encontrar soluções alternativas ou criar processos ad-hoc, que consomem tempo. Processos complexos também tornam o gerenciamento de desempenho mais difícil, o que, por sua vez, pode levar as organizações a confiar na simplicidade das medidas de eficiência para gerenciar sua produtividade.

Além de reduzir a probabilidade de problemas relacionados ao processo, as organizações que agilizam seus processos também veem reduções estatisticamente significativas no tempo gasto em outras perdas de produtividade. Por exemplo, os trabalhadores do conhecimento também relataram gastar menos tempo fornecendo informações duplicadas ou repetindo as mesmas atualizações.

Leia o artigo original (em inglês) em BPTrends

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