5 Mitos que atrasam a sua Jornada de Process Mining

Todas as empresas precisam continuamente avaliar seus processos e eliminar desperdícios e atritos na jornada dos clientes e dos colaboradores. Vamos olhar, por exemplo, os princípios das organizações enxutas. Essas organizações buscam continuamente maximizar o valor entregue aos clientes enquanto minimizam os desperdícios que ocorrem nos diversos processos de negócios. Qual gestor nunca falou ou ouviu falar em “fazer mais por menos”?

Organizações enxutas seguem cinco princípios fundamentais:

  1. Compreendem o que é valor na perspectiva dos clientes e estruturam suas atividades para entregar exatamente aquilo que os clientes necessitam e estão dispostos a pagar.
  2. Mapeiam a cadeia de valor identificando as atividades necessárias para a entrega de valor, a sequência de atividades e as etapas que podem ser eliminadas.
  3. Atuam para que as atividades fluam, diminuindo o tempo nas atividades e filas, reduzindo ou eliminando retrabalhos e gerenciando gargalos que possam ocorrer nas operações.
  4. Estruturam seu fluxo de operações para que seja guiado pelos clientes, atuando a partir de demandas reais.
  5. Buscam a perfeição trabalhando para a melhoria contínua dos processos.

Para que as empresas alcancem tal estado de perfeição e produtividade, a recomendação é que seja estruturada uma gestão eficiente de processos, realizada por meio de melhores práticas, estruturas organizacionais e equipes dedicadas e capacitadas (BPM-CBOK).

Empresas estabelecidas possuem diversos processos simultaneamente em execução, realizados por diferentes equipes e áreas da empresa, suportados por múltiplos sistemas de informação. Práticas para o design e redesign de processos, como mapeamento de processos e criação de AS-IS,  análise de processos e criação do modelo desejado do processo (TO-BE), gestão de mudanças e monitoramento do processo são atividades contínuas nessas organizações.

Tecnologias como sistemas BPM, plataformas low-code e no-code, inteligência artificial, aprendizado de máquina e robotic process automation (RPA) suportam, automatizam e inserem inteligência aos fluxos de processos. Entretanto, automatizar processos que possuem ineficiências e desperdícios representará um desfavor para a organização no longo prazo

Por esta razão, a tecnologia de mineração de processos (Process Mining) é apontada como um dos pilares na jornada de automação das organizações. A ideia central de Process Mining é descobrir, monitorar e melhorar processos pela extração de conhecimento a partir de registros de eventos disponíveis nos sistemas de informação que suportam os processos de negócios, por exemplo ERPs, CRMs, URAs, chatbots e apps. Ao invés de atividades custosas como entrevistas e workshops, a descoberta de processos passa a ser automatizada e baseada em registros provenientes dos próprios sistemas de informação. 

Esse é o poder de Process Mining: trazer a realidade da execução dos processos, dar transparência a como os processos são efetivamente realizados em toda a sua variabilidade, suportando também o monitoramento contínuo. Process mining complementa as demais tecnologias voltadas à hiperautomação dos processos, trazendo a agilidade necessária ao mapeamento, análise e monitoramento de processos em ambientes competitivos e de rápida evolução.

Apesar dos claros benefícios, alguns mitos persistem nas organizações, causando atrasos na adoção de Process Mining e incertezas quanto aos benefícios oriundos das iniciativas de automação para os resultados do negócio.

Mito 1: Primeiro eu preciso arrumar a casa, depois eu penso em Process Mining.

Muitas empresas acreditam que precisam ter seus processos totalmente sistematizados e automatizados antes de iniciar uma análise baseada em Process Mining. Com isso, implementam e configuram sistemas com base em métodos tradicionais e manuais ou desenvolvem iniciativas de automação em cima de processos que apresentam desperdícios, reduzindo os impactos positivos para o negócio como um todo. Mesmo que o processo não esteja totalmente sistematizado, usualmente existe um sistema central que define a coluna vertebral do processo. Inicie a sua análise por este sistema e aumente gradativamente o escopo da análise à medida que os demais sistemas e automações forem realizadas. Process mining pode ser utilizado para identificar e priorizar as suas iniciativas de automação. Seja ágil! 

Mito 2: Eu não sei se tenho dados!

Sim, você tem dados. Cada vez mais registros são realizados pelos sistemas. Hoje a questão principal é o excesso de dados e como navegar por esses dados para gerar conhecimento e inteligência operacional. Em 2025, 463 exabytes de dados serão criados diariamente - o equivalente a quase 213 milhões de DVDs, de acordo com o Fórum Econômico Mundial. A questão é como encontrar os dados que são úteis e relevantes para a minha organização. Nossa equipe de serviços profissionais está aqui para te mostrar onde e como acessar esses dados e trazer inteligência e agilidade à sua gestão de processos.

Mito 3: Eu não consigo mapear os processos pois eles percorrem 4 ou 5 sistemas diferentes. 

Novamente, seja ágil! Nossa recomendação é começar pelo sistema principal e gradativamente incluir os demais sistemas a fim de alcançar uma visão fim-a-fim do seu processo. 

O único requisito de Process mining é que seus registros de eventos tenham três campos: identificação do caso (Case ID), registro de data e hora (timestamp) e atividade (Atividade). Quando você constrói uma visão fim-a-fim torna-se necessário que exista um Case ID comum aos vários sistemas. Quando não existe um campo comum, cria-se um Case ID sintético, a partir da composição de dados que possibilitem a conexão dos diversos sistemas. Process Mining 101, não se desespere!

Mito 4: Eu já tenho todos os KPIs que preciso no meu BI.

Sim, você já tem KPIs, porém essas KPIs te apresentam a dinâmica do seu processo? Você sabe exatamente onde está desperdiçando o seu tempo e seus recursos? 

Seu BI indicará os resultados das diversas etapas, porém Process Mining é que dirá onde estão os pontos de ineficiência e onde atuar para influenciar os indicadores de negócios, considerando o seu processo fim-a-fim. 

O BI será mais adequado em cenários nos quais os dados de entrada não possuem formato de eventos. Dados de séries temporais, por exemplo, não são objeto de análise do Process Mining, exceto quando for possível transformá-los em eventos ou quando utilizados para enriquecer outros conjuntos de dados já em exploração em uma plataforma de Process Mining. Se o seu conjunto de dados é baseado em eventos – ordens de serviço, chamados de suporte, tickets de incidentes / problemas / mudanças, ordens de compra, pagamentos, jornada de cliente ou paciente, chamadas de call center ou atendimento virtual a clientes, leads / oportunidades de vendas, reclamações, para citar alguns exemplos – e existe a necessidade de analisá-los ou gerenciá-los em tempo real de maneira fim-a-fim para identificação de ineficiências, oportunidades de melhoria e de digitalização e não-conformidades, uma plataforma de Process Mining como o EverFlow te entregará os melhores resultados.

Mito 5: É preciso ser um expert para conseguir aplicar Process Mining nos meus processos.

Process mining é uma disciplina baseada em dados. Duas áreas da empresa estarão geralmente envolvidas em uma implementação de Process Mining: TI e área de negócios. A área de TI será responsável pela conexão dos dados à solução EverFlow. Para isso, possuímos conectores a sistemas de mercado e também conectores tecnológicos que facilitam essa atividade. A área de negócios, que possui conhecimento sobre os processos, será responsável pela sua análise e deve ser capaz de realizá-la de maneira independente e ágil. Facilidade de uso e capacidade de lidar com altos volumes de dados são diferenciais da solução EverFlow. Você poderá criar suas análises, gerar reports com insights sobre o seu processo, estabelecer recortes nos dados e fazer benchmarking e simulações sem a necessidade de um batalhão de consultores. Nossa solução tem um interface intuitiva, baseada em clicks e Drag & Drop, fácil de usar que te dará independência e flexibilidade. Capacitações estão disponíveis para preparar sua equipe para trabalhar e voar por conta própria. 

Em um mundo cada vez mais competitivo, ágil e automatizado é imprescindível ter uma visão de longo prazo. Métodos tradicionais trazem resultados no curto prazo, mas são caros e ineficientes em uma estratégia de longo prazo. Process mining trará agilidade, eficiência e capacidade para monitoramento contínuo, suportando a sua visão de longo prazo e a geração de resultados reais para o seu negócio.

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